甘特圖是什麼?簡單4步驟學會畫甘特圖!(文末附免費範本)
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Welly 行銷部
13 min read
2024-07-19更新
# 行銷Marketing
# 設計
# 電子商務
甘特圖是什麼?甘特圖優缺點為何?免費甘特圖軟體有哪些?想知道甘特圖怎麼做嗎?本篇將提供甘特圖Excel教學,並推薦5大免費甘特圖產生器及甘特圖範例連結!想知道多甘特圖的內容,就繼續看下去吧!
甘特圖是什麼?甘特圖優缺點、甘特圖用途一次看
(一)甘特圖是什麼?
甘特圖英文為 Gantt Chart,甘特圖字面上的意思,其實是取自開發者亨利·甘特(Henry Laurence Gantt)的名字而來,他在 1917 年就提出了這項工具,如今甘特圖已成為專案的實用工具。
那麼,何謂甘特圖呢?甘特圖是一種橫軸條狀圖,由數個長條分別從上而下排列而成的表格,不同的長條分別代表不同「任務的時間軸」,方便使用者查看與執行任務。
甘特圖在企業「專案管理」最為常見,原因是專案甘特圖會清楚顯示任務的起始到結束時間,讓甘特圖發揮極大作用。只要使用者跟著甘特圖的進度安排事項,即能夠大幅度避免專案延遲的情形。
(二)3 大甘特圖優缺點
👏甘特圖 3 大優點
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追蹤各項目達成率 甘特圖能追蹤各項任務的達成率及進度,能有效率地向主管或客戶展示專案概況。
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平均分配團隊任務 透過甘特圖,使用者能一目了然每位工作者正在進行的項目,避免工作分配不均,幫助企業更好管控成員的工作量。
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檢視項目運作狀態 藉由圖表能檢視項目的起始時間與狀態,當某項目的狀況影響到其他接續項目時,就能直接找出問題並解決。
🥵甘特圖 3 大缺點
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製作過程耗時 製作甘特圖需花費許多時間,細節需不斷調整,才能符合不同專案管理的需求。
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需切換管理工具 當專案開始執行後,管理者除了使用甘特圖管理專案,還需不停切換其他工具 彙整事項,增加工作程序。
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介面不好整理 若專案有較多事項需標註、記錄,在甘特圖上直接寫上資訊,會導致畫面變得雜亂。
(三)5 大甘特圖用途!各領域的工作小助手
✅活動規劃
行銷活動項目繁瑣、較容易出現變動,甘特圖功能可以一眼就看出任務的負責對象、執行時間,幫助工作者瞭解活動規劃的情況及擬定對應的策略。
✅提案簡報
在向客戶、主管報告交付項目或專案進度時,能更清楚呈現項目範圍及完成需花費的時間,大大減少溝通的時間成本。
像是 SEO 的專案進程,就能使用甘特圖向客戶報告進度。整個專案的流程,包含「檢視網站結構」、「關鍵字研究及開發」、「文章產出」、「流量運營」,最後是「數據追蹤」及「關注 SEO 變動新知」,任務多樣化的情況下,以甘特圖就能快速整理,有效地向客戶呈現專案的時間軸。
✅產品發布
企業在管理訂單狀態與進度時,除了要監督生產材料的交期,還需隨時注意產線設備與工作分配等,甘特圖的時間軸就能很好的管理項目細節。
✅婚禮籌備
婚禮是終身大事,有許多細節需要安排,包含地點、賓客、喜餅、流程等。透過甘特圖來整理婚宴細節與流程,將會節省新郎、新娘許多時間。
✅施工時程規劃
裝潢的施工階段環環相扣,若有項目進度延後,將拖累到其他項目的進度,例如地基尚未完成,地磚項目就會被延期。而甘特圖就能清楚顯示項目的狀況,協助 調整、監督工期。
甘特圖怎麼做?3 大內容不可少!
(一)定義項目時間
甘特圖製作時,需設定項目的「開始時間」與「持續天數」,若設定完畢後還有新增項目,需額外加上,避免遺漏。
(二)項目命名與安排
甘特圖繪製需要清楚的「項目名稱」,會讓使用者更方便瞭解規劃狀態,也不容易搞混工作分配;甘特圖通常會包含許多密密麻麻的事項,要強調項目執行的輕重緩急,也需排列清楚執行順序。
(三)隨時調整項目
若有項目已經完成,需要使用者勤於更動、刪減,避免過多不必要的項目出現,造成甘特圖介面混亂。
以上是甘特圖必備的元素,了解完如何製作甘特圖,就可以開始進行 Excel 甘特圖教學囉!
甘特圖 Excel 製作 4 大步驟、模板大全!
(一)怎麼用 Excel 畫甘特圖?快看 Excel 畫甘特圖 4 大步驟
Step 1. 輸入基本資料
Excel 甘特圖公式包含以下 3 個元素:
- 任務:專案的任務名稱
- 開始日期:專案的開始日期
- 持續天數:專案將持續的天數
像是範例中,任務 A 的開始日期為 7 月 1 日,將會持續 10 天,任務 B、C 以此類推。
Step 2. 選取堆疊橫條圖
設定完成後,就可以進入挑選甘特圖的步驟。而甘特圖在 Excel 當中,要選擇的是「堆疊橫條圖」。
- 選取欄位中的所有資料。
- 點選上方的「插入」。
- 點選「橫條圖」。
- 選擇「堆疊橫條圖」。
Step 3. 隱藏左橫條
按下堆疊橫條圖後,圖表會顯示不同顏色的條狀線,分別是開始日期(藍色)以及持續天數(橘色),但是甘特圖的重點是在於追蹤任務的時程,我們只需要顯示持續天數(橘色),刪除不需要的開始日期(藍色)。
- 右鍵點選藍色條狀圖。
- 選擇「填滿」。
- 選擇下方的「無填滿」,即可隱藏藍色條狀圖。
Step 4. 建立資料標籤,並調整順序
為了能夠讓甘特圖更一目了然,可以在橘色條狀圖上方,直接顯示持續的天數。
- 在橘色條狀圖上方按下右鍵。
- 點選「新增資料標籤」,我們需要的天數就會顯示在橫條上。
最後,我們要讓任務依照順序排列。
- 在圖表任意處按 2 下左鍵。
- 進入「圖表」。
- 點選「格式」。
- 選擇「垂直座標軸」。
- 勾選「類別次序反轉」。
垂直軸(任務項目)就會乖乖依照 A、B、C 順序排列,順利完成屬於自己的甘 特圖!
✍️ Excel 甘特圖小技巧
可以依照不同任務,更換不同的條狀圖顏色。
- 在欲更換顏色的條狀圖上方,連續按 3 下左鍵選取。
- 按下右鍵,選擇「填滿」。
- 選取想要的顏色,即可隨意變換顏色。
Excel 甘特圖製作就是這麼簡單,除了自己動手製作,你也可以參考以下的甘特圖模板!
(二)甘特圖 Excel 模板有哪些? 4 大 Excel 甘特圖範本分享
看完 Excel 甘特圖教學,如果還是覺得流程太耗時,Excel 也有提供專屬的甘特圖模板,只要輸入專案的項目、起始日期及持續天數,再套上模板,立刻就能獲得精美的甘特圖,快速管理每項任務!
甘特圖產生器有哪些? 5 大免費新手甘特圖軟體推薦!
🧑💻 Trello
🧑💻 Jira
- Jira 甘特圖有直覺性的操作介面。
- 主打能檢視每項任務間的依賴關係。
- 幫助瞭解專案的延遲狀況。
🧑💻 FigJam
- FigJam 提供數百種免費甘特圖範本。
- 操作介面簡單好上手。
- 點入項目即可隨時更改。
- 免費版限制 1 個團隊最多只能同時處理 3 個專案項目。
🧑💻 ClickUp
- ClickUp 為部分免費甘特圖軟體。
- 甘特圖設置介面清楚、能靈活操控圖中的每個細節。
還是不知如何製作甘特圖嗎?3 大甘特圖範例直接套用!
如果沒有多餘時間自己設計甘特圖,也可以點擊下方的甘特圖範本連結,快速製作屬於自己的甘特圖,成為工作效率之王!
🔗 FigJam — 多樣化模板
FigJam 的模板介面活潑,且不同項目的區塊,能依照不同顏色做區隔,適合項目較多的專案使用。
以上是甘特圖的完整介紹,是不是迫不及待想製作了呢?如果您喜歡我們的文章歡迎分享!如果您希望學習更多數位行銷領域的新知,都可以透過下方黃色按鈕與Welly團隊聯繫!
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