甘特圖是什麼?4 步驟畫 Excel 甘特圖、甘特圖產生器推薦

甘特圖是什麼?4 步驟畫 Excel 甘特圖、甘特圖產生器推薦
Welly 行銷部

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13 min read

2024-10-21更新

專案管理

# 行銷Marketing

# 設計

# 電子商務

甘特圖怎麼畫?甘特圖模板長怎樣?甘特圖英文是 Gantt Chart,本篇將提供甘特圖 Excel 模板與甘特圖製作步驟,並推薦 5 大免費甘特圖產生器及 Excel 甘特圖範本下載!

甘特圖是什麼?甘特圖優缺點、甘特圖用途一次看

(一)甘特圖是什麼?

甘特圖英文為 Gantt Chart,甘特圖字面上的意思,其實是取自開發者亨利·甘特(Henry Laurence Gantt)的名字而來,他在 1917 年就提出了這項工具,如今甘特圖已成為專案的實用工具。

那麼,何謂甘特圖呢?**甘特圖是一種橫軸條狀圖,由數個長條分別從上而下排列而成的表格**,不同的長條分別代表不同「任務的時間軸」,方便使用者查看與執行任務。

甘特圖在企業「專案管理」最為常見,原因是專案甘特圖會清楚顯示任務的起始到結束時間,讓甘特圖發揮極大作用。只要使用者跟著甘特圖的進度安排事項,即能夠大幅度避免專案延遲的情形。

(二)甘特圖 3 大優缺點報你知

甘特圖優點、缺點

👏甘特圖 3 大優點

  • 追蹤各項目達成率: 甘特圖能追蹤各項任務的達成率及進度,能有效率地向主管或客戶展示專案概況。

  • 平均分配團隊任務: 透過甘特圖,使用者能一目了然每位工作者正在進行的項目,避免工作分配不均,幫助企業更好管控成員的工作量。

  • 檢視項目運作狀態: 藉由圖表能檢視項目的起始時間與狀態,當某項目的狀況影響到其他接續項目時,就能直接找出問題並解決。

🥵甘特圖 3 大缺點

  • 製作過程耗時: 製作甘特圖需花費許多時間,細節需不斷調整,才能符合不同專案管理的需求。

  • 需切換管理工具: 當專案開始執行後,管理者除了使用甘特圖管理專案,還需不停切換其他工具彙整事項,增加工作程序。

  • 介面不好整理: 若專案有較多事項需標註、記錄,在甘特圖上直接寫上資訊,會導致畫面變得雜亂。

(三)甘特圖 5 大應用場景!各領域的工作小助手

甘特圖 5 大應用場景

✅活動規劃

行銷活動項目繁瑣、較容易出現變動,甘特圖功能可以一眼就看出任務的負責對象、執行時間,幫助工作者瞭解活動規劃的情況及擬定對應的策略。

✅提案簡報

在向客戶、主管報告交付項目或專案進度時,能更清楚呈現項目範圍及完成需花費的時間,大大減少溝通的時間成本。

像是 SEO 的專案進程,就能使用甘特圖向客戶報告進度。整個專案的流程,包含「檢視網站結構」、「關鍵字研究及開發」、「文章產出」、「流量運營」,最後是「數據追蹤」及「關注 SEO 變動新知」,任務多樣化的情況下,以甘特圖就能快速整理,有效地向客戶呈現專案的時間軸。

✅產品發布

企業在管理訂單狀態與進度時,除了要監督生產材料的交期,還需隨時注意產線設備與工作分配等,甘特圖的時間軸就能很好的管理項目細節。

✅婚禮籌備

婚禮是終身大事,有許多細節需要安排,包含地點、賓客、喜餅、流程等。透過甘特圖來整理婚宴細節與流程,將會節省新郎、新娘許多時間。

✅施工時程規劃

裝潢的施工階段環環相扣,若有項目進度延後,將拖累到其他項目的進度,例如地基尚未完成,地磚項目就會被延期。而甘特圖就能清楚顯示項目的狀況,協助調整、監督工期。

甘特圖怎麼做?3 大內容不可少!

(一)定義項目時間

甘特圖製作時,需設定項目的「開始時間」與「持續天數」,若設定完畢後還有新增項目,需額外加上,避免遺漏。

(二)項目命名與安排

甘特圖繪製需要清楚的「項目名稱」,會讓使用者更方便瞭解規劃狀態,也不容易搞混工作分配;甘特圖通常會包含許多密密麻麻的事項,要強調項目執行的輕重緩急,也需排列清楚執行順序。

(三)隨時調整項目

若有項目已經完成,需要使用者勤於更動、刪減,避免過多不必要的項目出現,造成甘特圖介面混亂。

以上是甘特圖必備的元素,了解完如何製作甘特圖,就可以開始進行 Excel 甘特圖教學囉!

甘特圖 Excel 製作 4 大步驟、模板大全!

(一)Excel 甘特圖怎麼畫?快看 Excel 製作甘特圖 4 大步驟

Step 1. 輸入基本資料

Excel 甘特圖公式包含以下 3 個元素:

  • 任務:專案的任務名稱
  • 開始日期:專案的開始日期
  • 持續天數:專案將持續的天數

像是範例中,任務 A 的開始日期為 7 月 1 日,將會持續 10 天,任務 B、C 以此類推。 Step 1. 輸入基本資料

Step 2. 選取堆疊橫條圖

設定完成後,就可以進入挑選甘特圖的步驟。而甘特圖在 Excel 當中,要選擇的是「堆疊橫條圖」。

  • 選取欄位中的所有資料。
  • 點選上方的「插入」。
  • 點選「橫條圖」。
  • 選擇「堆疊橫條圖」。

Step 2. 選取堆疊橫條圖

Step 3. 隱藏左橫條

按下堆疊橫條圖後,圖表會顯示不同顏色的條狀線,分別是開始日期(藍色)以及持續天數(橘色),但是甘特圖的重點是在於追蹤任務的時程,我們只需要顯示持續天數(橘色),刪除不需要的開始日期(藍色)。

  • 右鍵點選藍色條狀圖。
  • 選擇「填滿」。
  • 選擇下方的「無填滿」,即可隱藏藍色條狀圖。

Step 3. 隱藏左橫條

Step 4. 建立資料標籤,並調整順序

為了能夠讓甘特圖更一目了然,可以在橘色條狀圖上方,直接顯示持續的天數。

  • 在橘色條狀圖上方按下右鍵。
  • 點選「新增資料標籤」,我們需要的天數就會顯示在橫條上。

Step 4. 建立資料標籤,並調整順序-1

最後,我們要讓任務依照順序排列。

  • 在圖表任意處按 2 下左鍵。
  • 進入「圖表」。
  • 點選「格式」。
  • 選擇「垂直座標軸」。
  • 勾選「類別次序反轉」。

垂直軸(任務項目)就會乖乖依照 A、B、C 順序排列,順利完成屬於自己的甘特圖!

Step 4. 建立資料標籤,並調整順序-2

甘特圖最終成果

✍️ Excel 甘特圖小技巧

可以依照不同任務,更換不同的條狀圖顏色。

  • 在欲更換顏色的條狀圖上方,連續按 3 下左鍵選取。
  • 按下右鍵,選擇「填滿」。
  • 選取想要的顏色,即可隨意變換顏色。

甘特圖手動調色

Excel 甘特圖製作就是這麼簡單,除了自己動手製作,你也可以參考以下的甘特圖模板!

(二)甘特圖 Excel 模板有哪些? 4 大 Excel 甘特圖範本分享

看完 Excel 甘特圖教學,如果還是覺得流程太耗時,Excel 也有提供專屬的甘特圖模板,只要輸入專案的項目、起始日期及持續天數,再套上模板,立刻就能獲得精美的甘特圖,快速管理每項任務!

甘特圖 Excel 模板:Simple Gantt chart

甘特圖 Excel 模板:專案規劃工具

甘特圖 Excel 模板:Date tracker Gantt chart

甘特圖 Excel 模板:Agile 的甘特圖

甘特圖產生器有哪些? 5 大免費新手甘特圖軟體推薦!

🧑‍💻 Canva

  • Canva 甘特圖採完全免費使用。
  • 提供超過 20 種線上甘特圖模板
  • 數千個免費小素材可點綴甘特圖。
  • 介面操作上也相當直覺,非常適合新手使用。

🧑‍💻 Trello

  • 使用 Trello 甘特圖前,須存取任意 3 種甘特圖輔助工具:包含 TeamGantt(免費版有功能限制)、Planyway(免費版有功能限制)以及 Placke(15 天免費試用)。
  • 在 Trello 甘特圖中,所有成員都可同步做更動。
  • 適合大型團隊使用。

🧑‍💻 Jira

  • Jira 甘特圖有直覺性的操作介面。
  • 主打能檢視每項任務間的依賴關係。
  • 幫助瞭解專案的延遲狀況。

🧑‍💻 FigJam

  • FigJam 提供數百種免費甘特圖範本。
  • 操作介面簡單好上手。
  • 點入項目即可隨時更改。
  • 免費版限制 1 個團隊最多只能同時處理 3 個專案項目。

🧑‍💻 ClickUp

  • ClickUp 為部分免費甘特圖軟體。
  • 甘特圖設置介面清楚、能靈活操控圖中的每個細節。

甘特圖範例下載!3 大模板輕鬆套用立即製作

如果沒有多餘時間自己設計甘特圖,也可以點擊下方的甘特圖範本連結,快速製作屬於自己的甘特圖,成為工作效率之王!

🔗 Canva — 簡易模板

Canva 此組模板簡單明瞭,可直接在上方更改項目與日期,持續時間也能直覺性的手動調整。

Canva 甘特圖範例

🔗 Jira — 配色模板

Jira 這組模板能依照顏色來區分不同項目,讓任務的先後順序一目了然。

Jira 甘特圖範例

🔗 FigJam — 多樣化模板

FigJam 的模板介面活潑,且不同項目的區塊,能依照不同顏色做區隔,適合項目較多的專案使用。

FigJam 甘特圖範例

以上就是甘特圖的相關資訊,如果你有其他指標或工具使用上的疑問,或者不確定自己的 SEO 報告該怎麼解讀,甚至希望專人為你分析,都歡迎點擊下方立即諮詢按鈕,Welly 團隊會有專員為您服務!

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